fbpx

Mulți dintre beneficiarii fondurilor nerambursabile europene sau naționale au ales să-și întocmească singuri proiectele necesare și să se ocupe de toate aspectele derulării proiectelor proprii fără ajutorul unor firme de consultanță.

Lipsa experienței în proiecte similare îi determină pe mulți dintre aceștia să facă erori pe parcursul pregătirii planului de afaceri și depunerii acestuia spre evaluare.

În cadrul acestui articol prezentăm zece greșeli frecvente făcute de antreprenorii care își întocmesc singuri proiectele, dar și măsurile prin care acestea pot fi evitate.

După cum am arătat în cadrul exemplelor noastre de succes, întocmirea unui plan de afaceri nu este o sarcină imposibilă pentru o persoană fără experiență în consultanța pentru afaceri sau în domeniul economico-finaciar, însă aceasta are nevoie de o serie de calități, organizarea exemplară fiind cea mai importantă dintre acestea. 

(articolul continuă mai jos…)

Iată care sunt cele mai frecvente zece greșeli făcute de cei care își pregătesc singuri propriile proiecte, dar și soluțiile prin care acestea pot fi depășite:

1. Alege cu atenție programul de finanțare

Prima greșeală făcută este alegerea greșită a programului de finanțare. Pe durata unui an sunt deschise mai multe sesiuni pentru depunerea proiectelor pentru linii de finanțare diverse, atât naționale, cât și europene. 

Fiecare dintre aceste programe de finanțare are reguli diferite în ceea ce privește:

  • categoriile de beneficiari eligibili;
  • suma maximă acordată de către finanțator;
  • contribuția proprie minimă necesară din partea beneficiarului.

Astfel, alegerea greșită a liniei de finanțare poate conduce la asumarea de către antreprenor a unor cheltuieli eligibile nejustificate sau implementarea proiectului în condiții dezavantajoase. 

De aceea, am creat un instrument deosebit de util persoanelor care nu au experiență în accesarea fondurilor nerambursabile. Cu un singur click, știind doar activitatea pentru care solicită fonduri nerambursabile, orice persoană poate identifica programul de finanțare potrivit.

2. Citește ghidul solicitantului

După alegerea programului de finanțare optim, antreprenorii nu acordă suficientă atenție ghidului solicitantului. Acesta este documentul care conține toate regulile necesare întocmirii planului de afaceri, depunerii proiectului, dar și cele aferente implementării proiectului în bune condiții. 

Prin urmare, înainte de a începe întocmirea planului de afaceri sau a oricăror alte documente, antreprenorii care vor să-și întocmească singuri documentația necesară în vederea obținerii fondurilor nerambursabile ar trebui să descarce și să analizeze cu atenție ghidul solicitantului și anexele acestuia. 

După ce ai identificat programul optim de finanțare, trebuie să urmărești sursele de informare oficiale și să descarci ghidul solicitantului și celelalte documente publicate de către finanțator.

3. Alocă-ți suficient timp pentru pregătirea proiectului

O altă greșeală făcută frecvent de antreprenorii fără experiență, dar și de către consultanții începători, este alocarea unei perioade insuficiente de timp. Elaborarea unui proiect implică întotdeauna pregătirea a trei seturi de documente:

  • plan de afaceri;
  • cerere de finanțare;
  • documente justificative (acte constitutive, documente contabile, oferte financiare, declarații pe propria răspundere).

Prin urmare, o persoană care nu a întocmit anterior prognoze financiare și nu a elaborat planuri de afaceri are nevoie de mai mult timp pentru a evita presiunea termenelor limită și pentru a face eventualele corecții sau completări înainte de depunerea planului de afaceri. 

4. Dacă e posibil, lucrează în echipă

Întocmirea unui plan de afaceri necesită cunoștințe din mai multe domenii:

  • informații financiar-contabile;
  • informații fiscale;
  • informații tehnice de specialitate. 

Pentru a te asigura că vei reuși să elaborezi planul de afaceri la timp, fără să fi presat de apropierea termenului limită pentru depunerea proiectului, folosește chestionare de consultanță

Acest document cuprinde întrebările pe care un consultant ți le-ar adresa în cazul în care el ți-ar elabora documentația necesară și nu reprezintă altceva decât o sinteză a informațiilor cerute pentru elaborarea planului de afaceri. 

De asemenea, este bine să lucrezi în echipă alături de alte persoane care au o pregătire complementară cu a ta. Astfel, vei putea obține informațiile de care ai nevoie în timp util, fără a prezenta informații eronate în planul de afaceri. 

5. Alocă-ți timp suplimentar pentru eventualele situații neprevăzute

Atunci când vei elabora planul de afaceri va trebui să estimezi timpul necesar implementării planului de afaceri. 

În cazul în care nu cunoști succesiunea etapelor pe care le parcurge proiectul, le poți citi în cadrul acestui articol

Planul de afaceri cuprinde planificarea activităților necesare implementării proiectului, dacă acestea va fi aprobat și dacă se va semna contractul de finanțare. 

Având în vedere faptul că în cadrul planului de afaceri planifici activități viitoare, fără a cunoaște momentul exact al semnării contractului de finanțare și nici situațiile particulare ce pot afecta implementarea în bune condiții a proiectului, este recomandat să îți aloci cel puțin trei luni suplimentare. 

Iată câteva situații în care ai putea întâmpina dificultăți în implementarea proiectului:

  • contractul de finanțare este semnat într-o lună de iarnă, iar lucrările de construcții nu pot demara;
  • procedurile de achiziții pe care trebuie să le desfășori înainte de a cumpăra bunuri sau servicii pot fi întârziate sau anulate;
  • nu identifici în timp util un spațiu potrivit în care să îți desfășori activitatea;
  • înregistrezi întârzieri în crearea noilor locuri de muncă;
  • banca nu aprobă în termen util creditul bancar. 

6. Solicită oferte de preț și fundamentează bugetul

O altă greșeală făcută de către antreprenori, dar și de către consultanții debutanți, este întocmirea bugetului proiectului fără a solicita oferte de preț din partea unor agenți economici. În acest caz, bugetul nu este suficient de bine fundamentat, nu este bazat pe prețuri din piață, iar planul de afaceri poate fi depunctat sau chiar respins de la finanțare. 

Prin urmare, asigură-te că soliciți unor agenți economici identificați în piață oferte financiare și tehnice pentru toate achizițiile planificate în cadrul proiectului. Mai mult, este necesar ca aceste oferte să fie în termen de valabilitate în momentul în acre proiectul va fi depus spre evaluare. 

Iată ce se poate întâmpla atunci când bugetul nu este bine fundamentat, iar prețurile nu sunt reale:

  • evaluatorii pot aplica unele corecții financiare, aprobând doar parțial sumele solicitate;
  • proiectul poate fi aprobat cu sumele menționate în buget, însă agenții economici nu vor fi interesați să-și prezinte ofertele financiare în cazul în care sumele sunt nerealiste.

În ambele situații, proiectul nu va putea fi implementat așa cum a fost planificat.

7. Detaliază investițiile pe care vrei să le realizezi

În cadrul planului de afeceri trebuie să fie oferite informații suficiente și descrieri tehnice detaliate pentru achizițiile preconizate. 

Astfel, antreprenorul trebuie să precizeze nu doar prețul estimat pentru achiziția de bunuri sau servicii, ci și principalele caracteristici tehnice pe care le urmărește.

Caracteristicile tehnice vor fi preluate în contractul de finanțare și vor deveni obligatorii pentru perioada de implementare. Astfel, detalierea greșită a achizițiilor va crea probleme în derularea achizițiilor, iar agenții economici invitați să își prezinte ofertele nu vor putea respecta caracteristicile tehnice solicitate. 

Iată cum poate fi evitată această greșeală:

  • prezintă doar caracteristici generale;
  • evită referirea la caracteristici particulare unui anumit producător;
  • nu face referiri la caracteristici irelevante (culoarea echipamentului, spre exemplu);
  • prezintă caracterisiticile sub forma unui interval de valori sau prin aplicarea unor praguri minime sau maxime (spre exemplu, un consum de carburant de cel mult 7 litri/100 de km).

8. Ia în calcul și cheltuielile neeligibile

Toate proiectele au cheltuieli neeligibile, chiar și în cazul proiectelor ce sunt decontate în procent de 100%. Trebuie precizat faptul că procentul decontării este aplicat întotdeauna la valoarea totală a cheltuielilor eligibile, așa cum sunt ele menționate în ghidul solicitantului.

Astfel, cheltuielile neeligibile vor fi plasate întotdeauna în sarcina antreprenorului.

Iată câteva exemple des întâlnite în proiectele europene sau naționale:

  • bunurile second-hand nu sunt niciodată decontate;
  • asigurarea bunurilor achiziționate prin proiect este obligatorie, însă polița plătită firmei de asigurare nu este decontată;
  • modificările aduse actelor constitutive ale firmei (mutarea sediului social, deschiderea unor puncte de lucru, autorizarea unor noi activități) nu se decontează;
  • obținerea unor autorizații de funcționare nu se pot deconta.

Mai mult, proiectele decontate în procent de 100% sunt excepția de la regulă: de obicei, antreprenorii trebuie să contribuie financiar cu diverse sume de bani pentru implementarea proiectelor proprii. 

9. Fii pregătit să aloci resurse proprii

Fondurile nerambursabile se alocă sub forma decontării unor cheltuieli făcute de către beneficiar din surse proprii sau din credite bancare. Astfel, în cazul în care nu dispui de resurse financiare, iar banca nu este dispusă să finanțeze proiectul, implementarea va fi în mod cert extrem de dificilă. 

Prin urmare, asigură-te, încă de la momentul întocmirii planului de afaceri, că identifici sursele financiare necesare derulării investițiilor, în condițiile în care decontarea acestora se petrece, de obicei, într-un interval de trei luni. 

10. Nu face cheltuieli înainte de semnarea contractului de finanțare

Cu excepția serviciilor de consultanță, beneficiarului îi este interzisă efectuarea de plăți înainte de semnarea acordului sau contractului de finanțare, iar dacă ai luat decizia de a-ți pregăti singur proiectul, atunci nicio cheltuială făcută în etapa de pregătire a documentației nu va fi decontată. 

De asemenea, este interzisă orice înțelegere pe care ai putea să o faci cu furnizorii de bunuri și servicii înainte ca proiectul să fie aprobat. 

Atât încheierea unor contracte cu furnizorii, cât și efectuarea de plăți către aceștia se pot face doar după:

  • semnarea contractului de finanțare;
  • derularea procedurilor de achiziții  cu respectarea prevederilor din ghidul solicitantului.

În situația în care cheltuielile sunt făcute fără a respecta aceste reguli, finanțatorul va refuza decontarea lor și le va încadra în categoria cheltuielilor neeligibile.

Grupul Facebook -Academia de Finanțare

Înscrie-te în GRUPUL FACEBOOK și află primul noutățile.

Acest text nu poate fi copiat fără acordul scris al Academiei de Finanțarare.
Share This