Activitățile desfășurate de un consultant încep înainte de semnarea contractului de consultanță și vor fi realizate până în momentul încasării ajutorului financiar nerambursabil de către beneficiarul finanțării, moment ce corespunde finalizării implementării proiectului de investiții și, implicit, al obligațiilor asumate prin contractul de consultanță.

Înainte de semnarea efectivă a contractului, firma de consultanță trebuie să se asigure de faptul că respectivul client este eligibil pentru accesarea fondurilor nerambursabile, îndeplinește condițiile de eligibilitate și poate susține cheltuielile implicate de derularea unui proiect.

În cele mai multe situații, aceste activități desfășurate înainte de semnarea contractului de consultanță sunt oferite gratuit din următoarele considerente:

• analiza are rolul de a sorta firmele eligibile de cele neeligibile;
• este în interesul firmei de consultanță să semneze contracte doar cu societăți care sunt eligibile pentru finanțare;
• depunerea unui proiect pentru un client neeligibil conduce la respingerea din start a proiectului, iar firma de consultanță își va câștiga un renume prost;
• chiar dacă proiectul este aprobat, eventualele probleme financiare ale clientului îl vor împiedica să-și implementeze corect și la timp planul de afaceri, ceea ce va conduce la rezilierea contractului de finanțare.

De aceea, este recomandat ca verificarea tuturor condițiilor de eligibilitate să se facă în faza inițială a discuției cu potențialul client, înainte de semnarea contractului de consultanță și să fie oferită gratuit. Această analiză se poate face la prima întâlnire pe baza unui chestionar cu întrebări standard, iar formularul acestui chestionar poate fi descărcat din ultima lecție a acestui curs.

Dacă am vorbit despre activitățile derulate înainte de semnarea contractului de consultanță, hai să vedem ce se întâmplă după ce acest document este semnat de consultant și clientul său:

Managementul documentelor

Una dintre activitățile cele mai importante o reprezintă managementul documentelor în relația cu clienții firmei de consultanță.

De aceea, firmele de consultanță întocmesc formulare / fișe de proiect pentru a ține evidența documentelor necesare:

• evidența contractelor de consultanță;
• evidența plăților serviciilor de consultanță;
• documentele sau informații pe care clientul trebuie să le predea firmei de consultanță în vederea redactării planului de afaceri;
• documente ce se vor atașa planului de afaceri la momentul depunerii spre finanțare;
• evidența termenelor limită pentru fiecare activitate a proiectului.

Atunci când pregătim un singur proiect, evident că această activitate poate fi făcută de aceeași persoană care întocmește planul de afaceri. Totuși, în cadrul unei firme de consultanță cu zeci de proiecte derulate pe durata unui an, această activitate trebuie să fie în sarcina unei persoane distincte.

Documentarea în vederea redactării proiectului

O firmă de consultanță întocmește pe durata unui an zeci sau poate sute de cereri de finanțare pentru linii de finanțare diverse:

• agricultură;
• pensiuni agroturistice;
• fabrici de produse alimentare;
• fabrici de bunuri de larg consum (mobilă, textile, etc);
• restaurante sau cafenele.

De aceea, în cadrul unei echipe de consultanță trebuie să existe persoane dedicate pentru colectarea informațiilor privind piața de desfacere și cota de piață potențială, concurența existentă și potențială, stabilirea prețurilor de vânzare, colectarea unor date statistice, etc.

Rolul acestui consultant este unul de suport pentru activitățile de întocmire efectivă a planurilor de afaceri.

Realizarea prognozelor economice

Pe măsură ce informațiile sunt colectate de la clienți, iar analiza de piață stabilește prețul de vânzare și cantitățile vândute pe durata unui an, se vor putea realiza prognozele economice.

Structura unei prognoze economice este întotdeuna aceeași:

• întocmirea bugetului pe baza ofertelor financiare colectate de către beneficiar;
• încadrarea și eventual corectarea valorilor în funcție de prevederile ghidului solicitantului;
• realizarea prognozei veniturilor pe care societatea le poate obține pe durata analizei;
• estimarea cheltuielilor pe care societatea le va susține în aceeași perioadă de timp;
• realizarea prognozelor economice pentru trei, cinci sau zece ani de prognoză, conform ghidului solicitantului.

Realizarea prognozelor este o sarcină importantă în cadrul elaborării unui proiect, iar greșelile nu trebuie să intervină în această etapă. De aceea, consultanții folosesc machete de lucru pentru generarea analizelor financiare. Pe măsură ce datele sunt introduse în aplicație, macheta generează venituri, cheltuieli și indicatori economici.

O astfel de machetă de lucru se utilizează în cursul practic pentru scrierea proiectelor, iar cursanții o pot utiliza după curs în propriile proiecte.

Întocmirea planurilor de afaceri

Pe măsură ce activitățile detaliate anterior sunt finalizate, informațiile ajung la consultanții însărcinați cu întocmirea planurilor de afaceri. Aceștia vor prelua prognozele economice, dar și informații din contabilitatea beneficiarului și din analiza de marketing și vor completa planul de afaceri impus prin intermediul ghidului solicitantului.

Atunci când întregul plan de afaceri este întocmit, se recomandă ca o persoană nouă ce nu a fost implicată în sarcinile proiectului să poată analiza, verifica și, eventual, corecta întreaga documentație. Principalul obiectiv al acestei activități este acela de a da un OK final proiectului înainte de depunerea efectivă. Eventualele greșeli identificate vor fi corectate în această etapă.

Depunerea proiectelor

Depunerea proiectelor se realizează întotdeauna prin intermediul unor platforme online, în intervalul de timp pe care finanțatorul îl lasă la dispoziție antreprenorilor pentru transmiterea planurilor de afaceri.

Având în vedere că proiectele sunt finalizate în acest moment, încărcarea efectivă a lor în platformă poate fi gestionată  de consultanții implicați anterior în diverse faze ale proiectului.

Asistență acordată solicitanților de fonduri nerambursabile

După transmiterea proiectelor către finanțator, acestea vor intra într-o etapă de evaluare în care planurile de afaceri și informațiile prezentate în cadrul acestora vor fi analizate de către o echipă de evaluatori externi.

Eventualele erori, neconcordanțe sau neclarități trebuie să fie lămurite într-un termen precis de la momentul primirii solicitării de clarificări.

Ulterior, dacă toate informațiile solicitate au fost transmise în timp util, iar planul de afaceri primește un punctaj suficient de mare, antreprenorii vor fi programați pentru semnarea contractelor de finanțare.

Abia în acest moment se consideră că pregătirea proiectului a fost încheiată, iar primul obiectiv major al firmei de consultanță a fost atins, respectiv obținerea finanțării nerambursabile pentru planul de afaceri întocmit.

Din momentul semnării contractului de finanțare se va intra în etapa de implementare

În această etapă a proiectului se vor derula de către consultant următoarele activități:

• planificarea activităților necesare implementării corecte a proiectului de investiții, cu identificarea termenelor și a persoanelor necesare;
• organizarea procedurilor de achiziție și selectarea furnizorilor de bunuri, echipamente, servicii în cadrul proiectului;
• redactarea cererilor de rambursare pentru solicitarea ajutorului financiar nerambursabil.

O firmă de consultanță specializată pe un singur program de finanțare sau pe un număr redus de programe de finanțare va avea întreaga echipă de consultanți disponibilă în acest moment, astfel că tot ei vor fi cei care vor asigura derularea acestor activități.

Totuși, în cazul în care firma de consultanță își oferă serviciile pentru un număr mai mare de programe de finanțare, este posibil ca sesiunile de depunere a proiectelor să acopere o bună parte din durata unui an, astfel că echipa de scriere a proiectelor este diferită de echipa de implementare din cadrul firmei de consultanță.

Astfel, cea de-a doua echipă preia proiectele aprobate și va gestiona implementarea lor din acest moment și până la decontul ajutorului financiar nerambursabil.

În această etapă, echipa de consultanță trebuie să aibă în componența sa experți în achiziții publice pentru derularea procedurilor impuse de ghidul solicitantului. Ei vor ajuta beneficiarul investiției să-și întocmească caietul de sarcini, să redacteze anunțurile de participare, invitațiile de participare. De asemenea, consultanții îl vor ajuta pe client să-și selecteze furnizorii și să încheie contractele de vânzare-cumpărare de bunuri, servicii sau lucrări.

Pe măsură ce plățile sunt efectuate, iar echipamentele sunt livrate și puse în funcțiune, echipa de consultanță preia documentele financiar-bancare (facturi, ordine de plată, extrase de cont, procese verbale și garanții) și întocmește pe baza lor cererile de rambursare.

Doar după încasarea ajutorului financiar nerambursabil se consideră că proiectul a fost implementat cu succes. De asemenea, acesta este și momentul în care contractul de consultanță ajunge la final, iar contractul de consultanță își încetează obiectul.